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文件控制过程管理办法

 
 
 

  为规范文件控制过程,确保质量管理体系文件得到有效控制,工作场所可以获得适用文件的有效版本,特制定本办法。
一、适用范围
  本办法适用于与学校质量管理体系有关的所有文件,包括质量管理体系文件(不包括记录)、行政文件、党务文件、各类业务文件以及外来文件的控制。
二、职责
  1、学校办公室负责质量手册、程序文件、行政文件、党务文件、外来文件的总体控制;负责校内文件的总体编写和审核。
  2、各部门负责业务范围内程序文件、作业指导书的编写、初审,相关外来文件的管理。
  3、分管校领导负责分管部门程序文件的审核,作业指导书和作废文件销毁的批准。
  4、管理者代表负责质量手册的审核,程序文件的批准,协调质量管理文件的编写、修改等工作。
  5、校长负责质量手册的批准。
三、工作程序
  1、文件编写、审批与更改
  (1)质量体系文件
  ① 文件的编写
  a.各部门按本程序第3条规定的职责,根据ISO9001《质量管理体系 要求》、《国家重点技工学校质量管理标准》、相关法律法规及上级主管部门的要求,编写文件初稿;
  b.涉及多个部门的文件,由管理者代表指定一个部门牵头编写。
  ② 文件的审批
  a.文件初稿经本部门负责人核稿后交分管校领导审核。跨部门的文件,审核人可根据文件内容组织相关部门对文件初稿进行评审。编写人根据评审决议修改文件。修改量大时,对修改后的文件应再次进行评审。《文件评审记录》由文件编写部门完成。
  b. 经过审核的文件,由文件编写人交学校办公室,学校办公室按照《文件标识编制规则》编号后,分别交本程序规定的分管校领导、管理者代表或校长批准。
  ③文件更改和更新
  a. 各级人员在工作中发现文件需要更改时,填写《文件更改单》交原文件编写部门签署意见,经原文件审批人批准后交学校办公室通知各部门文管员实施更改,文件更改方式:
  ----划改:更改个别字句时采用,更改人在划改处签名;
  ----换页:修改量较大时采用。
  b. 管理者代表在质量管理评审之前组织相关部门和人员全面评审质量管理体系文件,提出更改或更新文件的建议,学校办公室负责填写《文件评审记录》。
  c. 文件经过5次小的修改或大量修改时应换版。换版过程中新版文件的编写、审核、批准、发放按本程序4.1.1至4.5条执行。
  (2)校内行政文件
  ① 以学校名义上报和下发的行政文件按照《国家行政机关公文处理办法》执行。
  ②部门提交编写文件初稿,经学校办公室核稿、编制文件号后,交分管校领导审批。
  ③涉及到多个部门的文件,分管校领导应组织相关部门评审文件初稿,文件编写部门负责填写《文件评审记录》。
  2、外来文件的识别与收集
  (1)外来文件指来自学校外部的文件。外来文件均由学校办公室接收并填写《收文登记表》,属于受控文件的应加注受控标识。
  (2)外来文件需送校领导阅示的,由学校办公室填写《文件传阅单》呈校领导批阅。学校办公室负责文件的传阅、归档和管理工作。
  (3)各部门负责收集、管理与本部门质量活动有关的法律法规、业务文件,填写《收文登记表》,属于受控文件的应加注受控标识。当外来文件有新的版本时,各部门及时收集、登记,更新《收文登记表》的相关内容及相关文件。
  3、文件的发放
  (1)质量管理体系文件发放
  ① 发放范围的确定
  质量手册、程序文件、作业指导书的发放范围由管理者代表确定;记录表格的发放范围:教学类由教务科确定;学生管理和德育教育类由学生科团委确定;其他类由学校办公室确定。
  ②发放的实施
  根据文件发放范围分别由各部门填写《发文登记表》,按规定范围发放文件,确保质量活动场所能获得适用文件的有关版本。
  ③ 控制状态标识
  a.发放给校内各部门,用于指导质量活动的文件,由发文部门在文件的封面或首页上加盖“受控文件”印章。
  b.提供给校外机构和顾客的文件,除了有特殊要求的,由发文部门在文件的封面或首页上加盖“非受控文件”印章。
  (2)校内党政文件发放
  校内党政文件的发文范围由文件批准人确定,学校办公室填写《发文登记表》,按照规定范围发放文件。
  (3)外来业务文件发放
  外来文件发放范围由分管校领导确定,学校办公室填写《发文登记表》,按照给定范围发放文件。接收部门填写《收文登记表》,并组织文件的执行、归档和管理。
  (4) 文件的补领
  文件在使用中破损、遗失,需补领时填写《文件领用申请表》,说明原因,经确定发放范围的责任人批准后,由学校办公室或原发放部门补发。
  4、文件的日常管理
  (1) 学校办公室编制《收文登记表》登记质量管理体系文件(质量手册、程序文件、作业指导书、记录表格)、校内行政及党务文件、外来文件,并保存一份原版文件。
  (2) 发放到各部门的质量管理体系文件(质量手册、程序文件、作业指导书、记录表格)及外来文件由接收部门填写《收文登记表》签收,属于受控文件的应加注受控标识,并负责保管所有文件。
  (3) 学校教职员工因工作等原因需要借阅文件时,经文件管理部门负责人同意方可借阅,借阅时应填写《文件借阅登记表》。
  (4) 需归档的文件由学校办公室或各部门按照《学校档案管理办法》的规定收集、归档。
  5、作废文件的处理
  新版文件生效时旧版文件作废,学校办公室及相关部门在发放新版文件时收回旧版文件。作为资料保存的,加盖“作废文件”印章以防误用。保留资料以外的作废文件经过鉴别后,由文件发放部门填写《作废文件销毁清单》,报分管校领导批准后销毁,销毁清单交学校办公室归档。
四、其他
  1、本办法具体应用中出现的问题,由学校办公室负责解释。
  2、原学校有关规定与本办法相抵触的,以本办法为准。
  3、本办法自发布之日起实施。

广西商业高级技工学校
2006年4月10日