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采购过程控制程序

 
 
 

一、目的
  为规范采购过程,确保所采购的物资在质量、价格、交付和售后服务等方面符合教育服务的需要,特编制本程序。
二、适用范围
  本程序适用于各部门对物资采购和外包项目供方评价、采购信息提供及产品验证过程的控制。
三、职责
  1、学校办公室负责对大宗办公设备及办公用具、用品的供方评价及政府采购招标。
  2、教务科负责教材图书及教学方面使用的低值易耗品的供方评价及采购,负责外聘教师的招聘和考核。
  3、后勤服务科负责学生操作实践所需原材料的供方评价、采购,负责做好相关教学设备购置的供方评价。
  4、后勤服务科负责所需物资的供方评价及采购。
  5、后勤服务科负责对固定资产(含教学设备等)、维修原材料、小型工程外包的供方评价及采购。
  6、各部门负责本部门C类物资的采购;采购监察组、学校办公室参与合格供方的确定和采购招标。
  7、各部门分管校领导负责审核选定供应商和批准常规耗材采购计划。
  8、校长负责批准大宗物资采购和外包项目合格供方、采购计划或合同。
四、工作程序
  1、物资采购
  (1) 采购物质的分类
  a、A类物资:对教育教学质量有直接影响的非固定资产类物资,如教材、教学用具、实习材料、实习工具量具、实习劳保用品、体育设施、实习试验设施、学生宿舍生活设施等。
  b、B类物资:列入固定资产类的设备;如交通工具及家具等。
  c、C类物资:不直接影响教育服务质量的低值易耗品。
  (2)物资采购合格供方的评价和确认
  a、供方选择与确定的时机
  (a)经常性采购物资,由后勤服务科从广西师范大学后勤集团提供供方中选择并确定供方。
  (b).非经常性采购物资,每次采购之前由后勤采购,部门组织相关部门共同选择与确定供方。
  b、供方的评价与确定
  (a).对单价不超过2000元的物资,申购部门根据采购人员提出的候选供方,组织有关专业人员对产品质量、价格、交货情况、后续服务情况进行评价,报分管校领导审核确定。
  (b)对单价超过2000元的物资,后勤分管校领导负责召集相关人员会议,后勤服务科汇报候选供方情况,由参加人员对供方供货 能力、质量保证能力进行评审,并确定合格供方,后勤服务科负责《会议记录》,会议形成的结论由校长签名确认。
  (c)后勤采购部门建立《合格供方名单》,并保存评价资料。
  c、对合格供方的控制
  (a)合格供方的验证:为确保合格供方能长期、稳定地提供符合要求的产品,后勤采购部门不定期组织使用部门评价供货质量。供货质量下降的供方限期改进,否则取消其合格供方资格。
  (b)对顾客或上级主管部门指定的供方,当其供货质量不能满足要求时,由各采购部门向顾客或上级主管部门提出书面报告,顾客或上级主管部门确定供方的科置。
  (c)每年后勤采购部门依据《合格供方名单》中的供方进行复评,形成新的《合格供方名单》。
  (3)采购计划
  a、设施设备、大批量的教学物资(如实习材料、教材、学生公寓物品等),由相关部门在每学期最后一周编制《物资需求计划》报分管校领导审核后执行。
  b、采购总金额在3000元以下的常规使用物资,各部门填写《采购申请单》,经本部门负责人审核交分管校领导审批后执行。采购总金额超过3000元的物资,各部门采购前由部门负责人填写《采购申请单》,经分管校领导审核,校长审批后执行。
  c、计划外物资的采购,各部门应提前3天填写《采购申请单》并按上一条款的规定执行。
  (4)采购实施
  a、政府采购
  (a)《政府集中采购目录和采购限额标准》中规定的物资,由财务科向财政厅申请专项财政拨款,申请成功后将批文交学校办公室招标采购。
  (b)属于集中采购的物资,学校办公室按照《政府采购法》和政府采购中心的具体要求参与政府采购活动。属于分散采购的物资,学校办公室到政府采购中心指定的商家采购。
  b、非政府采购
  (a)《政府集中采购目录和采购限额标准》规定以外的物资,由后勤服务科从学校确定的合格供方采购。一次性采购量较大(总金额超过5万元)或对采购物资质量要求较高时,后勤服务科负责人按4.3.2条款签订《采购合同》。《采购合同》需明确所购物资的名称、型号规格、单价、数量、交货进度及售后服务等内容,写明验收技术条件和方式,明确签约双方的责任。
  (b)专业性较强物资,后勤服务科负责通知使用部门参与采购或委托使用部门采购。
  (5)采购验证
  a、A类、C类产品的验证
各部门应组织有关人员(库房保管员、质检员、专业技术人员)对采购的产品进行检查验证,经验证合格的产品,验收人员在发票或送货单上签字后按《库房物资管理制度》办理入库手续;验证不合格则由采购人员与供应商联系退换或赔偿。验证内容包括:
  (a)所购产品的品种、数量、等级、规格、型号等,是否符合采购文件要求;
  (b)所购产品的外包装是否完好,无损;
  (c)供方的发票、说明书、质保书是否齐全等。
  b、B类物资验证
使用部门负责人和专业技术人员协同采购部门及供应商完成设备的安装调试工作,并组织验证,验证合格使用部门负责人在发票或送货单上签字后交后勤服务科办理入库、出库手续、财务科备案。验证不合格则由采购人员与供应商联系退换或赔偿。验证内容如下:
  (a)设备包装及外观是否完好;
  (b)设备名称、型号、规格、数量;
  (c)设备功能、技术参数、指标的正确性;
  (d)设备供应方检定证书及标志是否齐全;
  (e) 设备备件、说明书、安装图、线路图是否齐全。
  c、在供方科验证
  价值较高的设备,在采购合同中规定验证的时间及接受产品的条件,必要时由后勤服务科和使用部门共同在供方生产场地验证,符合要求的由后勤服务科按合同规定办理接收手续,不符合要求的提出退换或经使用部门同意后降价接收。降价接收的产品不得影响教育服务质量。
  d 资产登记
  采购物质经采购员、采购部门、使用部门验收合格后,按《基础设施管理程序》4.4条款建立设备台帐和设备档案。
  2、外聘教师的聘用与管理
  按《外聘教师管理办法》执行。
  3、其他外包项目供方的确定与管理
  (1)项目主管部门在承包前一个月,提供三个候选供方。校长在承包前2周,召开相关人员会议对候选供方进行审核筛选,确定承包方。后勤服务科负责会议记录,会议形成的结论由校长签名确认。
  (2) 采购货物和维修改造工程在50万元以下的项目,经校长办公会批准后,由校长委托分管校领导或后勤服务科负责人代表学校与承包方签订承包合同。50万元以上的大宗采购或维修工程,经校长办公会讨论通过后由校长与承包方签订承包合同。
  (3) 项目主管部门以《承包合同》为依据对供方提供服务的情况进行监督。
  4、记录保存
  本程序产生的记录由各部门按《记录控制程序》的要求收集保存。

五、相关文件
  1、《政府集中采购目录及采购限额标准》 QC-0704-01
  2、《中华人民共和国政府采购法》 QC-0704-02
  3、《库房物资管理制度》 QC-0602-02
  4、《外聘教师管理办法》 QC-0601-05
  5、《记录控制程序》 QB-0402-02
  6、《人力资源控制程序》 QB-0601-05
  7、《基础设施管理程序》 QB-0602-06
六、记录
  1、《合格供方名单》 QD-0704-01
  2、《采购申请单》 QD-0704-02
  3、《采购合同》 QD-0704-03
  4、《承包合同》 QD-0704-04
  5、《会议记录》 QD-0501-02
  6、《物资需求计划》 QD-0602-02