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财务管理制度

 
 
 

  为了贯彻执行国家财经方针、政策、法令,维护财经纪律,保护国有资产的安全,科学的管理使用学校各项经费,加强核算,提高财务管理水平,特制定本制度。
一、教育经费的管理
  1、根据学校编制在校规模,按时正确编制经费预算,加强教育经费使用的计划性。
  2、收入核算过程管理
   (1)国家财政拨款核算。每年12月下旬,财务科根据自治区财政厅《单位部门预算批复》,编制《年度财政拨款结算表》报自治区财政厅和主管部门,核对年度经费拨款和财政统发工资情况,并把核对结果报校长。
   (2)事业性收费收入核算。学校的事业性收费项目主要包括学生学费、住宿费、代收费等,收费时根据《收费许可证》所列的项目,按时足额的收缴。事业性收入作为学校补充经费,用于学校的基本建设和弥补财政拨款的不足部分。
    a. 每年1月和6月,财务科根据自治区物价局审批的行政事业性收费许可证规定和要求、教务科《实施性教学计划》和《学期阶段性教学安排》,组织相关科室修订学校《学期收费标准》,报校长审批后,财务科负责编制收费通知,交招生办公室印制《入学须知》和学生科在放假前发放给相关班主任通知学生;实习班级由实习就业指导科在学生实习前或实习回校前通知学生。
    b.相关教研室根据自治区物价局审批的《收费许可证》规定和要求,修订学校《短期培训班收费标准》,经分管校领导审批后,按《文件控制程序》要求转送财务科备案。
    c.开学时财务科负责收缴各种学费和代收费。收费一周后,财务科根据收费系统的统计资料,分班打印《学生收费明细表》报学生科、实习就业指导科通知相关班主任催收学费。每年1月初、7月初和学生实习前,财务科向学生科、实习科提供各班《学生收费明细表》,由学生科和实习就业指导科转发班主任,督促欠费学生及时缴费。
    d. 其他收入。包括临时性收入,由业务部门在发生经济业务时,到财务科交纳,财务科开具收费凭据。
   (3)其他收入核算。
    包括临时性收入,由业务部门在发生经济业务时,到财务科交纳,财务科开具收费凭据。
  3、经费支出核算
   (1) 教育经费管理的办法,由校长统一领导,组织经费的调度和监督,实行“一支笔”审批制度,
   (2) 个人经费支出核算。包括职工工资、补贴、津贴以及各项福利费开支,财务科将根据国家的财政政策和学校的相关制度,按时发放给教职工。
   (3) 公用经费核算
    a.公用经费包括个人经费以外的一切公用性开支,科室按照学校《财务报账管理办法》、《支票管理办法》和《现金管理制度》办理。
    b.专项经费的申请。一万元以下(含一万元)开支属于小项目申请,由申请部门拟出预算方案,填写《专项费用预算申请表》(包括报价、直接费用、间接费用等与项目有关的各种费用),经分管领导审核、校长批准后交财务科备案,再按照公用经费支出核算程序办理业务。一万元以上开支属于大项目申请,由申请部门拟出预算方案,填写《专项费用预算申请表》(包括报价、直接费用、间接费用等与项目有关的各种费用),经分管领导审核、送校办公会讨论、校长审定后按照审批后的预算实施。项目进行途中,特殊原因需要增加预算,科室必须先审报主管副校长、校长批准后实施。
  4、会计核算
   (1) 会计员按照《中华人民共和国会计法》、《事业单位会计准则》和《事业单位会计制度》等相关法律法规的要求,做好会计业务的审核、记录、成本核算和监督工作;按照《票据管理法》的要求,做好票据的审核、领用、核销和存档工作。
    a.会计科目及其明细科目的设置和使用
正确使用会计科目,必须对学校的经济业务进行科学的分类,以便提供日常管理所需要的核算资料。做到名称与核算内容的一致性。能正确地运用“会计科目”的数据分析问题,指导经营。做到会计科目的统一性。应执行统一规定的会计科目名称、数量和内容,保证学校和国家有关部门利用会计科目所提供的数据进行综合平衡及互相比较分析。为了使会计科目所核算的内容更具体更详细,必须根据学校实际需要设置明细科目。
    b. 会计账簿的设置。根据需要设置总账、明细账、出纳日记账和各种辅助性的备查账簿。
    c.会计凭证的格式、审核要求及传递程序
为了保证会计资料的真实性,对发生的每项经济业务,都要办理凭证手续。会计凭证按其编制的先后程序,分为原始凭证和记账凭证两种,以原始凭证为依据,另编记账凭证,据此登记账簿。只有经过审核的会计凭证,方能作为记账的依据。对会计凭证的审核,必须坚决执行财经政策的规定,凡违反规定的收支、内容不全、手续不齐、数字差错的凭证,必须退回,补办更正手续。正确地填制和严格审核会计凭证,使学校的各项经济业务活动做到有凭有据,加强会计工作岗位责任制。
    d.核算方法必须做到连续性、系统性和全面性,以保证信息真实、资料可靠。
     (a)根据原始凭证编制记账凭证;根据记账凭证或原始凭证登记银行日记账。
     (b)根据记账凭证登记各种明细账;根据记账凭证编制科目汇总表;根据科目汇总表登记总账。
     (c)对有关辅助账根据需要选择记入。负责各有关往来账的财务结算工作。
     (d)加强同往来账户清算和管理工作,及时销账,经常与往来户联系应收账款,及时查明拖款原因,对长期欠款户要及时送单、催收、结算,熟练准确地编制业务报表,编制应收账户余额清单,定期上报。
    e.编制会计报表的种类和要求
     (a)编制报表的种类有资产负债表、收入支出表、事业支出明细表等。
     (b)必须综合地系统的集中反映学校某一会计期间的财务状况和经营成果.
     (c)编制会计报表时,首先遵守编制报表的基本要求,做好编制会计报表前的准备工作,保证会计报表的质量,必须具备正确性、完整性和及时性。
     (d) 每年1月中旬,财务科根据全校上年度收支情况,编制学校《年度经费决算报表》和《年度财务分析》,经校长审批后报自治区财政厅和上级有关部门,同时提交教职工代表大会,通报学校上年度(或时期)经费收支情况。
     (e) 每月15日,财务科向校长汇报上月经费收支情况、报《膳食服务中心月份成本核算报表》。
    f.财务会计分析制度
     (a)会计分析的方法一般采用比较分析法。通过财务分析真实的反映学校各方面的主要计划指标完成情况及盈利程度。
     (b)从学校经济效益和社会效益两个方面反映学校对国家或社会的贡献情况。搜集学校领导制定正确决策有关的各种财务资料。
     (c)将搜集的财务资料有重点、有针对性的加以分析与解释,以利学校对过去的财务状况和经营成果以及学校未来的发展前景进行总结和预测。
     (d)在财务分析时,主要对财务评价的各项指标包括偿债能力指标、营运能力指标和盈利能力指标进行总结和评价,为学校管理者提供信息。
   (2) 出纳员按照《中华人民共和国会计法》、《事业单位会计准则》、《事业单位会计制度》、《现金管理制度》等相关法律法规的要求,做好资金的收付管理工作。
    a.热心为客人服务,熟悉业务和计算技术,要做到“及时、准确、快捷”。
    b.根据需要设置《银行存款日记账》、《现金日记账》和各种辅助性备查账簿, 应严格执行《现金管理制度》,要求做到日清月结,账款相符。
    c.对审核、签章的收付款凭证进行复查办理款项收付,在复查中发现收支凭证手续不全、不真实、开支不合理、违反国家现金管理和银行结算规定等财经纪律的不许办理,事前无预算和计划的开支,应查询或拒付款项。
    d.定期搞好市场调查,严格审核原料定价表。
二、财务监督制度
1、 学校财务科在校领导的领导下,除按财务制度正确完成记账、算账、对账、报账、编制预决算、妥善保管会计账册、凭证和严格遵守财经纪律等工作外,还应做好财务监督。
  2、范围:监督检查通过会计凭证反映出来的各项经济活动的真实性、合法性、合理性及有效性。监督检查各项财产物资的消耗、费用开支以及各项收入取得的合法性、合理性,不断降低费用开支。对违章、违纪、违法现象进行事前说服劝阻。
  3、要求:学校所涉及财产、设备和保管人员,应按年度向财务报送收、付、存年报表,并做到账物相符;受学校委托以学校名义代办收款的科室,其有价证券、空白收据由学校财务统一验收编号签发,并按期根据收据的存根联到财务结算交款。
  4、根据统一管理的原则,各部门按月向校长报送下月大宗和主要项目用款计划,以便财务有计划地安排开支款项,对超越经费预算范围审批的开支,学校财务有责任向有关领导和部门解释。
三、财务报账管理制度
  1、原始凭证粘贴要求
   (1)各部门办理经济业务时,必须取得盖有销售方公章的正式税务发票,发票字迹应清楚、大小写金额一致,如特殊情况是收款收据类白条,须经分管校领导批准、盖销售单位公章后,再按正常报账程序办理。
   (2)各部门办理经济业务取得发票后,按发票的内容分类粘贴到《原始凭证贴签》上。粘贴发票时,发票与发票间要整齐并有一定的间隔,使每张发票能独立的粘在凭证上;如果发票面积比《原始凭证贴签》大,就应对齐凭证的左端和上端,超出部分往《原始凭证贴签》的右边和下边顺延。
  2、原始凭证签字
   (1) 原始凭证签字要求使用水性墨水,由相关人员在发票的背面签字,杜绝使用圆珠笔等水性墨水以外的笔签字。
   (2)签字顺序:经办人→证明人→物资管理员验收→分管校领导审核→每周二上午下班前送财务科→财务科统一送校长审批→每周三经办人到财务科领回发票→出纳员结算。如遇节假日或其他特殊情况,按临时通知时间报账。
   (3)各部门借学校备用金采购物资或出差,由借款人填写《借款单》,经分管校领导签字、校长批准后,到出纳员处办理。
  3、报账期限
   (1)本市采购,在采购结算后三天内按报账程序办理。
   (2)外地采购或出差,在返校后一周内按报账程序办理。
   (3)借款采购,前次借款未还不再借款,特殊情况报分管校领导批准后,根据具体情况办理。
  4、差旅费管理
   因公出差或学习的补贴,实行分项计算、限额控制、超支自理的办法。
   (1)交通费开支办法
     a.出差人员乘坐火车,从晚八时至次日晨七时期间,在车上过夜六小时以上的或连续乘车时间超过十二小时的可购卧铺票。未购买卧铺票补贴标准:乘坐火车慢车或直快列车,按硬席座位票价60%补贴;乘坐特快列车按硬席坐位票价50%补贴;乘坐新型空调特快列车按硬座票价30%补贴,另外加收的空调费用不计入座位票价之内。
   b.出差人员乘坐飞机要从严控制,出差路途较远或出差任务紧急的,经校长批准方可乘坐飞机。经批准乘坐飞机者,其乘坐往返机场的专线客车费用,可在市内交通费包干的范围之外凭据报销。
   c.出差人员夜间乘坐长途汽车、轮船最低的一等舱位超过六小时,每夜补贴8元。
d.出差人员到市境以外出差,每人每天补贴市内交通费3元,不再凭据报销市内交通费;乘坐学校车辆出差的无此项补贴。
   (2)住宿费开支办法
     a. 到市外出差限额标准每天40元凭据报销,超过限额标准的部分原则上自理,对确因当地住宿条件限制造成超支的,在从严控制的原则下,经校长批准方可报销。深圳、珠海、厦门、汕头市和海南省(以下简称特殊地区)限额标准每天80元,按实际住宿天数计算。
     b. 出差人员由接待单位免费接待或住在亲友家,无住宿费收据的,一律不予报销住宿费。
   (3) 伙食费补贴
     a.出差人员到市境以外出差,按自然(日历)天数每天补助15元;到特殊地区出差按住勤实际天数每天补助25元,按在途实际天数每天补助15元。
     b.各部门在本市区或近郊办事,不能按时回家吃饭而在外买饭吃的,可发给误餐补助费,每餐补助3元(早餐不补)
     c.出差人员工作之便,事先经校领导批准探亲访友、游览或非因工作需要的参观,绕道的往返车船费、住宿费等费用自理,不发期间的伙食补贴、市内交通补贴。
     d.报账程序:出差人员将票据粘贴到《原始凭证贴签》上→填报《差旅费报销单》→报分管校领导审核→财务科核算出差补贴→再按学校报账程序办理。
  5、经办人办理现金结算时,应与出纳员当面结清,结算完毕离开财务科后,发现持有假钞由经办人负责,报账有疑问的财务协助核对。
四、支票管理、领用及审批制度
  1、支票的购买和保管由出纳员负责办理和保管。
  2、支票印鉴的保管:单位名称印鉴到校办签章,财务用法人代表印鉴和会计印鉴由会计保管和签章,出纳员印鉴由其本人保管。
  3、支票使用
  (1) 各科室采购物资金额达1000元以上用转账支票支付,不足起点的使用现金支付。
  (2) 各科室领用转账支票,由科室填写《转账支票领用表》,报分管校领导审批后,到出纳员处登记签发日期、接受支票单位(或人)的名称和款项用途。
  (3)严禁签发 “远期支票”。填写支票必须使用碳素墨水,支票金额填写错误应作废处理,其他项目填写错误需要更改时,在错误更正处加盖预留银行印章,作废的支票不准撕毁或丢失,应退回财务科,由财务科加盖“作废”戳记后与存根一起妥善保管。
  (4)已经签发的现金或转账支票遗失时,当事人要在第一时间向银行申报挂失,并根据银行的要求办理相关手续,在银行办理挂失前已发生损失,由支票遗失人和相关责任人赔偿。
  (5)各科室领用的支票中只限于批准项目使用,不准出借、出租和转让给其他的单位、科室和个人使用。
五、会计档案管理制度
  1、会计档案的内容
  (1)会计凭证包括:原始凭证、记账凭证、物品收货报告、实物领料单和工资单等。
  (2)会计账簿包括:总分类账、银行存款日记账、各种明细分类账和备查账簿等。
  (3)会计报表包括:年度报表、财务各项指标完成情况报表等。
  (4)其他会计资料包括:预算、决算分析等财务资料。
  2、会计档案的管理
  (1)财务科应分月或年度,定期收集整理各种会计档案资料,立卷装订成册,按资料类别指定专人妥善保管、存放,以便查找。
  (2)严格执行会计档案管理的安全和保密制度,确保档案资料的安全和完整,严防毁损、散失和泄密。
  3、会计档案的调阅
  (1)凡本单位人员需要查阅档案时,应经过财务科主管会计人员同意,由财务人员查阅。凡外单位人员调阅会计档案时,应持单位介绍信,经校领导批准、财务科指定专人协助查阅。
  (2)调阅会计档案时,不得随意在案卷上涂改、毁坏和拆散原卷册,不得借出会计档案。特殊情况经学校领导批准,可复印会计档案资料。在调阅会计档案时,负责保管档案的人员应亲临现场。
  4、会计档案的销毁
  (1)会计档案保管期满需要销毁时,应首先编制档案销毁清册,向上级主管部门申报,经财政部门审查批准后方可销毁,销毁时监督人、销毁人在销毁清册上签名盖章。
  (2)对应销毁的会计档案中未了结的债权、债务的原始凭证应单独抽出,另行立卷保管到结清债权债务为止。
  5、会计档案的人员如调离工作岗位时,须办好相关交接手续。
  6、会计档案保管期限表


档案名称

保管期限

备 注

一、会计凭证

 

 

原始凭证

15年

 

记账凭证

15年

 

汇总凭证

15年

 

二、会计账本

 

 

总账

15年

 

明细账

15年

 

银行日记账

25年

 

辅助账

15年

 

三、会计报表

 

 

季度报表

5年

 

年度决算报表

永久

包括文字分析

四、其他会计档案

 

 

会计移交清册

15年

 

会计档案保管清册

永久

 

会计档案销毁清册

永久

 

银行对账单

5年

 

六、财产清查制度
  1、健全财产物资的管理制度,并及时发现财产物资管理上存在的问题,确保财产物资的安全与完整。
  2、保证会计核算的真实可靠,确定各项财产物资的实存数,以及差异原因和责任,从而保证会计核算资料的真实可靠。
  3、及时查明财产物资验收、保管、收发、报废、往来款项的执行情况,从而采取相应措施,建立健全有关规章制度。
  4、年终决算之前,必须进行一次全面清查,并对各财产物资进行定期或不定期的盘点和核对。
  5、在财产清查中所发现的存数之间的差异原因,明确经济责任,因个人原因造成的损失,应由本人负责赔偿。
七、内部牵制制度
  内部牵制制度,凡涉及货币资金和财物的收付结算及其登记的任何一项工作应有两人以上掌管,以起到相互制约的一种工作制度。
  1、出纳员不得兼管稽、会计档案保管和收入、费用、债务账目的登记工作。需到银行提取现金,必须稽核签章后才能签发现金支票。职工工资等款项的发放,出纳员对在规定期限内未领取的应及时存入银行。不能保管签发支票所预留银行印鉴的印章。
  2、除出纳员外,其他人员非经授权,不得代表学校接受或支付现金和办理银行存款收支业务。
  3、会计主管人员要定期或不定期的检查出纳员库存现金,清点现金实有额与出纳备用金的余额是否相符。
  4、会计人员定期到仓库检查库存实物和账目是否相符。
八、会计人员的职业道德
  会计人员职业道德是会计人员在会计工作中应当遵循的道德纪律和标准,会计人员要做到以下六个方面:
  1、敬业爱岗。会计人员应当热爱本职工作,努力钻研业务,按照自己的知识和技能适应所从事工作的要求。
  2、熟悉法规。会计人员应当熟悉财政法律、法规、规章和国家统一会计制度,并结合会计工作进行广泛宣传。
  3、依法办事。会计人员应当按照会计法律、法规和国家统一会计制度的程序和要求进行会计工作,保证所提供的会计信息合法、真实、准确、完整。
  4、客观公正。会计人员在办理会计事务中,应当实事求是,客观公正。
  5、搞好服务。会计人员应当熟悉本单位的生产经营和业务管理情况,运用所掌握的会计信息和会计方法,为改善单位的内部管理,提高经济效益服务。
  6、保守秘密。会计人员应当保守本单位的商业秘密,除法律规定和单位领导人同意外,不得私自向外界提供或者泄露本单位的会计信息。
九、岗位职责
  1、财务科长职责
  (1)认真学习财经政策、法规制度,遵守财经纪律,按照《中华人民共和国会计法》办理会计事务。
  (2)在校长的领导下负责财务科的全面工作,组织科室的业务学习,交流财会工作经验,考核科室各项岗位职责的履行情况。
  (3)按照国家财务制度规定和要求,正确进行财务管理和会计核算,及时编制财务预算、决算报表和财务分析,定期公布财务状况。
  (4)负责监督、检查和分析学校财务计划、预算执行、收入、费用范围和标准等资金使用情况,分清资金渠道,考核资金的使用效果,挖掘增收节支的潜力。
  (5)负责职工公积金管理和其他对外业务工作。
  (6)参与拟定经济计划合同;定期向学校领导汇报预算执行情况,起到参谋作用。
  (7)负责全校学生学费收缴、清查登记等收费工作。
  (8)完成领导交办的其他工作任务。
  2、会计员职责
  (1)认真学习财经政策、法规制度,遵守财经纪律,按照《中华人民共和国会计法》办理会计事务。
  (2)按照国家统一会计制度的规定设置账册,负责记账、算账、对账等会计核算,如实反映各项经济业务收支情况,做到手续完备、内容真实、数字准确、账目清楚。
  (3)认真执行费用开支标准和范围,严格审查各项收支凭证,加强财务管理和监督,确保各项财务收支合理合法。
  (4)负责管理学校固定资产总账,定期核对明细账和实物,做到账物相符。
  (5)负责会计资料档案管理工作,按照《会计档案管理办法》规定妥善保管会计资料。
  (6)负责学校收据购买、领用及核销,按照《广西壮族自治区收据管理办法》的规定管理收据。
  (7)负责全校学生学费收缴、清查登记等收费工作。
  (8)完成领导交办的其他工作任务。
  3、出纳员职责
  (1)认真学习财经政策、法规制度,遵守财经纪律,按照《中华人民共和国会计法》办理会计事务。
  (2)严格执行《现金管理制度》和各项收支标准,收付现金必须有审核合格的凭据,不许白条抵库。
  (3)根据审核无误的原始凭证登记《银行存款日记账》和《现金日记账》,做到内容真实,数字准确,日清月结,随时掌握资金使用情况。
  (4)按照财务制度规定定期结账,每月初与银行、会计员核对上月银行存款余额数,做到账账相符、账实相符。
  (5)负责管理学校现金和支票,严格支票管理手续,现金必须当天送存银行,不许留在办公室过夜。
  (6)按月及时编制职工工资表,按时发放职工工资和各种款项。
  (7)负责全校学生学费收缴工作。
  (8)完成领导交办的其他工作任务。
  4、电算主管岗位职责
  (1)负责协调计算机及会计软件系统的运行工作。
  (2)负责分配计算机会计岗位分工。
  (3)负责对输入计算机的会计数据(记账凭证和原始凭证等)进行审核、分析。操作会计软件登记机内账簿,对打印输出的账簿、报表进行确认。
  (4)负责保证计算机硬件、软件的正常运行,管理机内会计数据。
  (5)负责监督计算机及软件系统的运行,防止利用计算机进行舞弊。
  (6)负责计算机及会计软件的保管。
  5、电算会计岗位职责
  (1)根据《中华人民共和国会计法》和《会计电算化工作规范》的要求,对全校经济业务进行会计审查和核算。
  (2)负责输入记账凭证和原始凭证等会计数据,输出记账凭证、会计账簿和部分会计数据处理工作。
  (3)负责会计档案管理工作。包括计算机打印出来的书面等形式的会计数据,会计数据是指记账凭证、会计账簿、会计报表等数据。
  6、电算出纳岗位职责
  (1)根据《中华人民共和国会计法》和《会计电算化工作规范》的要求,对全校经济业务进行审查和核算。
  (2)负责输入原始凭证等会计数据到银行存款日记账,输出银行存款日记账会计账簿及银行存款明细账。
  (3)负责输入及计算职工工资会计数据;负责输出及发放职工工资。
  7、电算化内部牵制制度
  (1)电算主管、会计、出纳员必须根据各岗位分配的操作权限上机,不得超权限操作。
  (2)各岗位必须设立操作密码,对操作密码要严格管理,定期更换密码,杜绝未经授权人员操作会计软件。
  (3)操作人员离开计算机,应执行相应命令退出会计软件。
  (4)操作人员每次上机,必须做好上机操作记录,记录操作人、操作时间、操作内容、故障情况等内容。
  (5)电算出纳员不得兼管电算会计档案。
  (6)电算出纳员不得输入或输出收入、费用、债务等出纳权限范围以外的业务。
  (7)输入记账凭证电算会计员不得审核记帐凭证,必须更换电算会计人员审核凭证。
  8、计算机维护制度
  (1)计算机维护人员必须保证机房设备安全和计算机正常运行,要经常对有关设备进行保养,保持机房和设备的整洁,防止意外事故的发生。
  (2)计算机维护人员要确保会计数据和会计软件的安全保密,防止对数据和软件的非法修改和删除;对磁盘的数据要保存双备份。
  (3)对计算机硬件和软件出现故障时,要及时报告主管领导,以便即时修复,保证会计数据的完整性。
  (4)定期运行杀毒软件,预防计算机病毒。杜绝外来磁盘或光盘上机,特殊情况报电算主管审批同意后,先运行杀毒软件检测,无病毒后方可上机。
  9、电算化会计档案管理制度
  (1)电算会计档案包括存储在计算机硬盘中的会计数据以其他磁性介质或光盘存储的会计数据和计算机打印出来的书面等形式的会计数据;会计数据是指记账凭证、会计账簿、会计报表(包括报表格式和计算公式)等数据。
  (2)对电算会计档案要做好防磁、防火、防潮和防尘等工作,重要会计档案应准备双份,存放在两个不同的地点。
采用磁性介质保存会计档案,要定期进行检查,定期进行复制,防止由于磁性介质损坏,而使会计档案丢失。
  (3)电算会计各种档案保管期限参照学校《预算会计档案保管期限》。
以上财务管理制度由财务科负责解释,自校长签发之日起执行,过去有关制度与本制度不一致的,以本制度为准。

广西商业高级技工学校
2006年4月10日